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第一周星期二 完善工作环境（第1页）

第一周星期二完善工作环境

心理学家说，行为就是有机体用来适应环境的反应系统。每个人都有自己独特的工作习惯，这些习惯有的是我们在学校甚至幼儿园时期就定型了的，有的却是在工作当中逐渐养成的。工作环境对人们养成良好的工作习惯有很大的影响，良好的工作环境——包括办公室、办公桌甚至你上班穿的服装，都会让你的工作效率受到影响。

布置高效办公室

人的素质都相同，只是环境产生差异而已。

——格奥尔格·克里斯托夫·利希滕贝格

英国文学家乔治·爱略特说过：“就所有的生物而言，即使最强烈的内在本质，在很大程度上也是由其所处的外部环境而造成的。”一个人即使有着强烈的工作意愿，但是待在一个嘈杂杂乱的办公室里，工作效率也会下降不少。

世界各地的工作者一定都对所谓的“开放式办公室”非常熟悉。光秃秃的一大间屋子里挤着大批员工，办公桌簇拥在一起，薄薄的隔板圈出些许隐私。每当有人就职、有人被炒、有人换岗，只要重新收拾一下桌子就能应付。还有的公司采用“办公桌轮用制”，不设固定座位，每天先到办公室的人可以随意选择位置。在这样的环境中，任何的杂乱都会降低工作效率。开放式布局让主管能监督属下的一举一动，这固然有利于监督爱偷懒的员工，却会让自主性强的员工感到沮丧。

空间的营造是一种思想，它与企业文化息息相关，说到底也是一种工作管理思想。传统的办公室布局往往要求等级分明，相对独立，互不干扰，而现代意识的布局则强调自由和自律的工作生态。企业的诉求、企业的形象、功能的分隔、流程的顺畅、关系的建立、氛围的营造、效率的产生，都在这个空间中有机地表现出来。这种开放式的布局淡化了等级差异，有利于建立平等宽容的工作气氛，有利于成员交流与沟通，有利于思想碰撞产生有价值的创意，也有利于降低独立封闭造成的官僚行为，形成良性的互动的相关配合态势。

一个标准的合乎规范的办公室，接待处应设在近门的地方，会客室单独设置在接待处旁边或大门旁边。走道上不能放置任何有碍行走的物品。办公室中央区域为业务处理区，彼此间可用1米左右高度的屏风分隔，所有座位的朝向应统一朝向大门，或分成若干排，双向而坐。办公区域采用直线式条块组合，便于控制和监督。领导者应有专门的办公室，以便其可以集中精力处理重要问题。秘书的位置则在领导办公室门外一侧，起守护作用。

方向一致地摆放办公桌，有利于团队合作，工作中容易齐心协力，合作愉快。但离门最近的人常有意外因素干扰，平时在工作时也不容易集中注意力。

面对面相向而坐的办公桌摆放，利于工作中互相交流，尤其是那种设计创新类的工作，适合同事间频繁的交流碰撞。对于个人发展不利的是，有人进出办公室的时候，坐在面对门办公桌的人自然抬头观察、招呼，而坐在背对门办公桌的人必须转身才能看到，处于不自然的状态。这样前者自然会工作出色，容易得到上司的肯定，并且会有较好的发展前景，而后者劳心劳力，容易吃力不讨好。

相对而坐在侧面对门的摆放办公桌，尤其适合需要彼此互相督促的部门。但对于需要协作的工作，此种摆放无形中会加深彼此对立的局面，不但两个人的工作不容易合作愉快，还容易因各自的观点不一致而导致不愉快的局面。时间久了同事间的友谊都会大受影响，互相牵绊，导致工作进度停滞或出现意外状况。

下属的办公桌排列成长方形，上司的桌子在长方形短边一侧，这样的办公室布局对管理者会逐步形成一种权威，令出必行，非常适合具有较强执行力的部门领导。由于办公室长方形的关系，前面的空间较开阔，给思维充分的想象空间。这样的环境让人眼光深远，具有较好的预见能力。缺点是由于两边窄，难免会产生个人的工作能力与下属的工作能力反差太大，常会产生孤独无得力助手的感叹。

如果上司的桌子在长方形长边一侧，就适合需要稳定谨慎的智能部门，如财务人事部门。由于其横向较长，办公桌的左右则显得开阔，暗示会容易获得得力的下属助手很好的协助。这种格局的气场会让工作变得安逸轻松，思维趋向于平静。但缺点是过度的稳定造成保守谨慎不思变通的状况。

许多人认为，装饰丰富的办公室会提高员工的工作效率，但实际上，它们并不总是能让效率猛增。荷兰科学家曾经开展了一项实验，将几间传统办公室改造成内容丰富的开放式办公室，将现有空间按照工作职能做了分割：比如“座舱”用来完成需要专注的工作，“客厅”用来和同事交流。尽管有这些创新举措，在搬进新办公室的6个月后，员工的工作表现反而略有下降。这是因为，尽管诱人的环境能提高工作效率，但更关键的还是员工的自主性。有人这样评价装饰丰富的办公室：“画和植物让这地方欢快起来，但每样东西都井井有条，感觉像是摆给人看的，你在里面不会觉得放松。”然而在允许员工随意布置的办公室里，工作效率却可以提升30%左右。

除了布局和摆设，声音和光线也能影响工作者的表现。研究发现，当附近有无关工作的说话声（比如从一位同事的格子间里飘出的电台广播），工作者在阅读理解和数字回忆上的表现就会下降，甚至会产生不适感。研究人员猜测，是外界的说话声破坏了工作记忆，激发了人的压力反应。

办公室还应当使用本色或白色的垂直帘，打开时应打到底，宽敞透亮；关闭时应统一角度，不会凌乱。办公室灯光以明亮柔和为标准。在不刺眼的前提下，打开所有的灯具，不要吝啬区区几个电费。不要让电脑、复印机和传真机把你团团包围起来。这样虽然会让你在工作中少走几步路，但噪音和电磁辐射会令你更加疲劳，反而得不偿失。

及时清理办公桌

要想对办公桌进行更有效率的管理，有两点非常重要。首先，不要忍耐，今天就采取行动；其次，自己亲自整理办公桌，不要假手于人。

——奈杰尔·罗伯逊

很多时候，让你感到疲惫不堪的往往不是工作本身，而是因为你没有良好的工作习惯——不能保持办公桌的整洁有序，从而降低了工作的效率。走进一间办公室，办公桌上到处都堆满了文件、书稿、报纸、喝剩下的牛奶、折了半页角的杂志，等等。在这样的工作环境下，工作还有何效率可言？工作无序，没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。

研究人员指出，现代化的办公室中，职员们正遭受“办公易怒综合征”的困扰。长时间工作、杂乱的办公桌以及错误的坐姿，是导致这种新的都市病发生的主要原因。共有2000人接受了调查，在他们中，大约有40%的人表示，经常会因办公桌上杂乱的纸张、用品而发怒。芝加哥西北铁路公司前总裁罗兰·威廉姆斯每天埋头在办公室里，处理着没完没了的工作，处在精神崩溃的边缘。他的脸上写满了焦虑、紧张。他告诉心理医生，自己的办公室里有三张大写字台，上面堆满了东西，他每天都把全部的精力投入到工作当中，可工作似乎永远都干不完。

在与心理医生仔细地交谈以后，他回到办公室的第一件事就是清理办公桌，最后只留下一张写字台，并要求自己当天的事必须当天处理完毕。从此，再也感觉不到没完没了的工作压力了，工作效率也提高了，身体也逐渐恢复了健康。威廉姆斯深有感触地说：“一个桌上堆满很多文件的人，若能把他的桌子清理开来，留下手边待处理的一些，就会发现他的工作更容易，也更实在——我称之为家务料理。这是提高效率的第一步。”

有些人没有养成整理办公桌的习惯，他们总能为自己找到借口，说自己是多么的忙，无暇分心在这些小事上，或是害怕清理东西时把重要的文件也一起丢掉。所以，他们总是把那些有用的和没用的文件都堆在办公桌上。还有的人认为杂乱是一种工作方式，他们还宣称在这种随意的工作环境中，他们的心情会更放松，而且那些重要的东西总会在大堆的文件中浮现出来。算了吧！杂乱无章的工作方式就是一种恶习，是忙而无序的表现，不仅会加重你的工作负担，还会影响你的工作质量。在多数情况下，东西越堆越高，物件越杂乱无章，就可能浪费越多的时间。当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，一部分时间就浪费在查找丢失的东西上。