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第三周星期四 工作系统化（第2页）

记者专门谈到画家的整洁，他说这是他在大学时学到的：他学会工具摆放要有秩序；他知道如果每次用笔后不洗干净，画笔便会折损；他将所有不同的颜料贴上标签，因为如果不这么做，他会忘记他混合了哪些颜料。

在一个干净而整齐的环境里当然比较更容易做事。工作者如果想要有效地提高自己的工作效率，就要像这位艺术家一样，一定要让你的工具状况良好，而且加以系统化。

清理一切杂物，这会占用你一些时间，但以后的每个小时你都会从井井有条的全部环境中得到补偿。整顿办公室的环境，拿掉办公桌上那些平时不用的物品。比如装饰品或者一些根本无用的东西。办公室是累积一大堆资料的地方，大部分的时间管理者都认为总有一天会用到所储存的东西。从某方面来说，对于留在你身边的东西要实用一点，确定你手边的东西对你确实有用，如果不是，就毅然丢掉它。

其次，所有东西要有固定的放置地方。也就是说，所有的东西都放置在固定的位置上。办公桌上的书籍、杂志、文件堆积如山，也是产生混乱的原因之一。放在办公桌上的，应当只限于那些真正需要的东西。因此，连一张纸，也要考虑是否有必要把它放在桌面上。把暂时不用的东西收起来，就更能显出层次来。此外，要时常清点书架或文件柜的内容，去掉那些无用的东西，并能够随时取出有用的资料，附上整理后的小标题。

PDCA循环工作法

万事离不开方法，世界离不开秩序。

——乔纳森·斯威夫特

所谓系统化工作，最关键的还是为工作本身建立秩序，比如运用PDCA循环工作法。

PD）、执行（Do）、检查（Check）和处理（A）这四个英语单词首字母的缩写。PDCA循环工作法即按照这四个字母的顺序进行工作，并且循环不止地进行下去的科学程序。这个规则是著名质量管理专家威廉·爱德华兹·戴明提出的，因此又称为“戴明环”。PDCA循环工作法的实施需要八个步骤，根据阶段划分，分别是：

（1）P阶段，计划。

步骤一：分析现状，找出存在的问题。

步骤二：找出并分析产生问题的各种影响因素。

步骤三：找出各种原因中的最关键因素。

步骤四：针对主要影响因素，制订计划和措施，提出质量改进的活动计划。

制订工作计划的目的就是为了明确目标，让自己的工作不偏离最初的宗旨和方向，同时也为以后的工作更加条理、清楚明了做铺垫。试想如果没有工作计划，工作只会随性而为，无头无绪，走到哪里算哪里，这样只会浪费时间、精力和金钱。而良好的工作计划，不但不会浪费这些，相反还会给你带来意想不到的收获。如拜访计划的制订能使你高效拜访某位名人并且得到他的青睐或者好感。

（2）D阶段，执行。

步骤五：执行所制订的计划和措施。

执行是计划得以实施的关键，也是最重要的工作内容之一。如果这件事情值得做并制订了计划，那么就一定要有“咬定青山不放松”、不达目标不罢手的韧性和狠劲，坚持执行下去。

（3）C阶段，检查。

步骤六：根据计划的要求，检查执行的情况。

一味地蛮干既不是好的工作品质，也不是聪明的工作方法。当工作进行到一定程度时，应该回过头去照照镜子，看看自己是否偏离了原始目标。工作结束时的检查也是必要的。任何工作都不可能是完美的，我们能做的就是让工作趋于完美。只有不断地反省工作中出现的问题，然后才能想办法解决它。准备一个笔记本，随身携带，一旦想到了什么问题就立即记录下来，这样不但有利于发现新的问题，同时也可以避免自己在工作中可能出现的类似纰漏。

（4）A阶段，处理。

步骤七：总结经验，巩固成绩，把效果好的纳入各项标准。

步骤八：提出遗留问题，并将其转入到下一个循环予以解决。

对检查出来的问题进行解决，总结执行对策中成功的经验，并整理为标准的过程。只有一次又一次地修正，才能使工作达到最理想的状态，将执行对策中不成功的或遗留的问题转入下一个循环解决。

以上八个步骤具体到工作中并不是独立的，而是互相交织在一起的。一般来说，前面五个步骤是在同一时间进行的，在设定目标和制订计划的同时就会考虑到前面五个问题。中间的执行和检查都根据员工自己的实际情况来完成。到了月末，就应该对自己本月的业绩和工作做一个总结，主动将总结报告交给上级并征求主管和同事的意见。如果完成了目标，那么就给自己制定下一个目标；如果没有完成，找出其中的原因，同时制定一个激励自己的办法，让自己轻轻松松地进入到下一个有意义的循环。工作就是这样周而复始。PDCA循环就像一个不停运转的车轮，同时也帮助你循环不停地提高绩效和完善自己。PDCA循环看似周而复始，其实每一次都不是原水平上的循环，而是每一次都有新的内容、新的目标。每循环一次，就解决一些问题，工作水平就提高一个层次，就像爬楼梯一样不断上升。值得注意的是，PDCA循环是一个先后次序不能颠倒，四个阶段紧密衔接的整体。正是因为这种大环套小环的组成使得工作效率可以不断地进步。