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第三周星期四 工作系统化（第1页）

第三周星期四工作系统化

系统化，是指采用一定的方式，对已经制定颁布的规范性文件或者工作流程进行归类、整理或加工，使其集中起来作有系统的排列，以便于使用的活动。工作越有系统，你的工作效率就会愈高。当今世界，头脑不清楚、办事无方法的人是没有立足之地的，因此，我们必须要做到工作系统化。

让工作更加系统化

秩序就是正确的规律和事物永久的合理性。

——亨利·菲尔丁

在一些规模较小或管理制度不规范的公司中，经常可见高级职员在做着诸如打印文件、拆阅信件等种种一般职员也能做的事务。全体职员都做着种种错误、不经济或不适当的工作。这就是工作缺乏系统。

工作缺乏系统化，处理工作的时候就会经常出现方法失误的情况，造成“过之”或“不及”。工作没有系统化的员工常常对时间的管理不到位，对上司、同事以及下属能力的了解不深入，不懂得发挥自己的优势，有时甚至还会做出前后矛盾的事情来。

工作的不系统使得员工的办事效率低下，大量时间和精力在无形中浪费了，业务毫无效率和起色。对这样的状况，他们也不能有效整理与改进，一切放任自流直至陷入混乱。

某个公司市场的部门主管就是工作不系统的受害者。他总是忙得喘不过气来，办公室如一间杂货铺，在堆积凌乱的文件中翻找东西是常事。他似乎没时间也不懂如何将手头的东西安置好。他缺乏系统思维，事务处理一团糟。

市场部门的业务量很大，开支也很大，但他并不了解人工经济原理，他想雇更多的人去市场上跑，以解决收支不平衡的问题。但工作没有系统和纲领，业务员都各行其是，甚至完成一件事后都不知接下来该干什么。如果业务员向他请示，他只会催他们尽力去干，也不能发出固定、具体的命令。一切尽在混乱中。

和他工作性质相同的另一家公司主管则平静、从容，不管业务如何繁重，从不见他陷入忙碌不堪之中。他每晚清理写字桌，及时回复重要信件和填发订货单，工作中的一切都有条不紊，大家忙而不乱，各司其职，事务进展得顺畅而有序。属下在他系统化地指导下高效地开展工作，甚至连实习生也能清楚地知道自己是大系统中的一部分。因此，他的业务比大多数企业做得都好。

从这个案例可以看出，成功或者失败，高效或者无效，有时并不在于个人能力，而是在于是否将工作系统化、规范化。

曾有人将“缺乏系统”作为许多公司失败的一大原因。工作没有系统又想做大规模的人，会苦于人手不足。他们以为，只要雇用的员工多，事情就可以办好。而实际上，他们缺少的并不是更多的人，而是更有效的工作系统。拥有精细的计划，简单而有效的系统，普通人才也能创造优良的成绩。

对于大多数办公室工作而言，文件的系统化是最让人头疼的问题。实际上，这个问题在学校里甚至有专门的课程来教授。

要做到文件的系统化管理，首先应该建立工作档案，将目前进行的专案和固定工作整理分类，可分为立即可用的资料、待议项目、固定职务、目前的专案和问题档案等。根据使用频率整理文件，将常用的东西放在手边，随手可取。将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档案夹。确认你为每一专案和活动都建立了档案，将每个档案贴上标签。将问题档案的一部分编号为1至12，代表每年的每个月；另一部分编号为1至31，代表每月的每天。

然后再列出资料档案的项目清单，着手建立资料档案。建立资料档案时，你需要考虑怎样的资料才有保存价值，怎样的资料档案方便查阅。考虑清楚后，要将资料档案结构化，包括列出工作的主要内容，合约、产品开发、预算等作为资料档案的类别。档案夹应根据所确定的类别粘贴清楚且适当的标签，查看现存的档案并清理掉没用的档案，一个抽屉存放一个或多个类别的档案，将档案按字母顺序排列，用大而清楚的文字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅与归档。

为了让你的档案更加有效，要使用大而清楚的字母标示档案，也可以使用彩色标志，使你一眼就能找到某一类型文件的位置。将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示，更要为大型的资料建立索引。

另外，在工作完成之后进行系统化的总结，可以让自己不断地进步。例如，每个公司生产的新产品都会有说明书，一旦自己的产品销量大增时，说明书也变得越来越厚。这是因为市场人员在了解客户的使用情况之后会不断地发现各种各样的问题，当技术人员在解决这些问题之后，又将总结出来的经验和教训都放入说明书当中。微软公司出品的软件的说明书就是一个很好的例子。

工作中每一个细节其实都需要系统地记录和总结。因此，我们要学会把做过的每一件事情都系统化，并加以坚持，最终演变为自己的习惯。

抛弃“爱因斯坦情结”

每件东西都有自己的位置，每件东西都应在自己的位置上。

——塞缪尔·斯迈尔斯

混乱指的是每天你一到办公室时见到的杂乱：你的外套披在办公椅的椅背上，有半打报告放在你档案柜的角落里，一些你还没有时间看的杂志就埋在昨天的午餐盒下，来往的信件堆满了办公桌，有你未写完的信件，还有你本来准备周末带回家看的书。混乱就是工作环境里一些不必要的、未经整理的杂乱。你也许每天会对着孩子们大吼要他们整理房间，然而回到自己杂乱的办公室时，却几乎从未觉得有什么不对。事实上，办公室工作环境的混乱，会使你无法高效率地工作。

混乱代表人们处理工作和生活的一种态度，它透露出某些工作者的隐藏特质：他们很可能有一个混乱的头脑。许多人总是替混乱找借口，认为这样可以帮助他们思考，而且有助于创作；也有些人认为有创造力和艺术天分的人生来便是如此。

一些人经常把自己和那些天才相提并论，每次别人批评他们的杂乱，就搬出诸如托马斯·爱迪生的实验室乱七八糟、阿尔伯特·爱因斯坦经常不穿袜子，更别说是成双的袜子，等等这些作为杂乱无章并不妨碍工作的例证，并认为自己的杂乱无章标志着自己是一个有创造力、工作繁忙的人。除此之外，他们还愿意自己的杂乱无章成为人们饭后谈资，而那些嘲笑他们但并无恶意的人们恰恰满足了他们的愿望。

然而事实上，并没有足够的证据可以证实创造性与杂乱有明显的相互关系，而且说实话，邋遢并不惹人喜爱。杂乱就是杂乱，它一点也不能表明你的工作有多好，而且它正在不断浪费你的时间。

有一次，一位记者第一次到某位著名艺术家的家里做客，在到达之前她脑中已经有幅这样的情景：东西摆放杂乱，书堆在角落，书房充满各种艺术品以刺激创作的灵感。这才是真正艺术家的家。但是当她到达之后，她发现室内非常干净整齐。她想或许是艺术家知道有客人来，事先整理了一番。但是当她下次再进入他的书房时，看到的还是那样井然有序：所有的书、笔排列整齐，颜料罐也排成一列，并且用标签标示。她几乎不敢相信自己的眼睛。