奇热小说网

第三周星期三 制定高效工作计划（第1页）

第三周星期三制定高效工作计划

在具体的工作中，如果能够有一个良好的工作计划和工作方法，就能大大地提高工作效率。要养成做计划的习惯其实很简单，只要每天早起一会儿，利用刮胡子或穿衣的时间，从容不迫地想想当天的行动计划，这样可使你一进办公室就马上进入状态。每天早晨做做这种“计划”，每星期就可以多出5到10小时的工作时间。

制订计划的益处

计划的制订比计划本身更为重要。

——戴尔·麦康基

工作者要为自己的每一项任务都订个计划，最好是书面形式。首先将可实现的目标的两三项主要工作安排好，可以专为它们安排“大块”的时间。要按优先次序安排工作、分配时间，不要按照碰巧落到身上的事务去分配时间。记住，先用一定的时间为一项工作做事先计划，而且除非有重大变故，否则不要轻易打乱自己计划的时间表。

计划有长短期之分。对于工作效率而言，短期计划是需要重视的。

短期计划一般指从现在起的半年时间内的计划。制定短期计划，首先将需要在短时间内完成的工作确定下来，然后把所有工作都排列起来，重要的排在前面，次要的排在后面，最后把各项工作安排到每日的日程表中去。

一幅大的日历可以使日程安排栩栩如生，挂在你的眼前。如果你的大部分工作是在办公室里完成的，而不需外出访问客户或顾客，日历是你最佳的选择。有些时候你需要匆匆记下约会时间，但手头没有日历，你可以将其记在袖珍笔记本或者一张纸上，然后在空闲时间里将它写到日历上。如果你大部分时间是在路上或者客户的办公室里，那么一个精美的日历本是很有必要的。

尽管任何一种日历都可以用来记录每日工作及约会，但是月历对工作者来说应当是最有帮助的。因为它可以为你提供一次对近期工作的展望，有利于你掌握工作的进展情况。你还可以很精确地看到你正在干哪件事，可以在一段合理的时间内扩大工作量，也可以避免工作量过大。选择哪种日历并不是最主要的，重要的是要经常翻翻日历，特别是在周末晚上回顾一下一周内所做的事情，然后看看下周的日程安排。翻阅日历的时间，也是你回头看看自己目标、检查一下自己是否走了弯路的最佳时刻。

每天晚上或早晨做一个简单的回顾也是很有必要的。在笔记本上写下你已完成的事情，以及第二天要做的事情。查看一下你每周或每月日历以及每天的日程事务安排表，看看日程表中的事情是否已经完成。如果完成得好，可以给自己一点奖励。如果没有完成，那么就要想办法尽快补偿回来。假若能在每天再抽出十来分钟时间安静地独处一会儿，把自己的工作时间计划快速检视一下，看看需要做些什么补充，那这十几分钟时间所起的作用将会对你更好更快地完成工作起到极大作用。

中期计划是半年到一年时间内的计划。无论是在你的生活中还是在你的工作中，中期计划无疑都起着很重要的作用。中期计划的时间和内容总是在变化的，对于普通工作者，中期计划可能限定在三四个月的时间之内，对于大型企业的管理者，也可能是一两年的时间。但它总是长期计划的一个组成部分。

要制定一个合适的中期计划就要将眼光放远一点，构想一下自己或公司在两年内可能发生的变化，根据预定的目标，逐项进行安排。比如，你计划在两年内将公司的利润提高到现在的两倍。那么根据这一目标，将目标细化为各项小的目标。而又将每一个小的目标结合到具体的日程安排中去。使中期目标具体到多个短期目标，完成一个短期目标，也就是向中期目标迈进了一步。

中期计划是由相对较长的日常工作组成的，比较机械化，没什么灵活性，提不起人们的精神来，所以常常被忽视。事实上，它们是非常需要花大量时间去考虑的。因而，在下次计划前，一定要找出既定的和重复出现的活动，把它们一一列举出来，摆在目的、目标和任务的面前对照一下，看看它们到底有多重要。使用这种方法可以轻而易举发现那些花费时间不当的日常行为，以便你及时调整自己的工作节律。

长期计划一般是指一年以上的计划。长期计划的时间跨度更大，它是工作者的一个远期目标，完成了这个计划也就完成了工作的目标，实现了工作的梦想。所以，完成计划所需的时间越长，那么目标相应也就越大。

许多成功的时间管理者在计划开始时，都是因为怀有美好的、激动人心的目标才开始他们的工作的。例如，美国通用汽车公司在最初成立时只有2000美元的注册资金。公司的创始人比利·杜兰特在创业之初就给自己确立了一个目标，那就是要成为汽车工业的领头羊，独立成立若干汽车企业，再用联合的方式控制整个汽车工业。经过几十年的努力，杜兰特终于实现了这一梦想。

长期计划的制定是以短期计划和中期计划为基础，合理安排好时间，分期完成计划。同时，用短期计划带动中期计划，中期计划又带动长期计划。长期计划的完成、目标的实现，是激动人心的。但是，这一切都需要工作者长期付出不懈的努力，任何中途退缩都不可能有长期计划的完成和梦想的实现。

做好计划，要记住6个“P”，即“ProperPriorPreparatiosPoorPerformance”，含义是“事前的适当准备，能够避免不良表现”。在计划表中记录下你能想到的每一件事情，一旦闪现一个念头，或者是要面对的每一项任务或责任，就将它们记录下来。然后就可以分门别类地进行月计划、周计划甚至日计划的制作。将月计划表和周计划表中的一些项目移到日计划表上，作为自己每天应该做的特定工作，并制定出目标计划工作单。在每天的工作过程中，随时注意将已经完成的任务从清单上划掉。这样你每天都能清晰地看到自己取得的成就，从而产生成功的喜悦和继续前进的动力。清单上一项项已经完成的任务能激励你不断地继续执行，从而朝着整体目标一步一步前进。

制订详细的行动方案

虽然计划不能完全准确地预测将来，但如果没有计划，组织的工作往往陷入盲目，或者碰运气。

——哈罗德·孔茨

计划就是预先决定做什么、怎么做、何时做和谁去做。计划是在我们现在所处的地方和我们想要去的地方之间铺路搭桥，它使那些本来不会发生的事情成为可能。尽管人们很少能准确地预测将来，在控制之外的各种因素也可能干扰拟定得很好的计划，但是如果不去做计划，许多事情就只能放任自流了。计划是一种需要运用智力的过程，它要求有意识地确定行动方针和根据目标、知识和反复考虑来做出决策。

工作目标制定后，在具体实施之前，要采用“5W1H”分析法对其进行具体分析。“5W1H”分析法是一种思考方法，它可以用来对选定的项目、工序或操作进行分析，即用Who（谁）、When（什么时候）、Where（在哪里）、What（什么事情）、Why（为什么）和How（如何发生），了解分析问题的来龙去脉以及实现目标的各种问题。这种方法看似枯燥、烦琐，但却能深入地分析和理解工作目标。下面我们就来逐一阐释六个分析要素的内容。

（1）What（对象是什么）

对象有很多种，可包括是什么发现？是什么产品？是什么技术？是什么材料？是什么工艺？新技术的关键是什么？需要克服的原理问题是什么？

（2）Why（为什么）

无论要做什么，首先请你列出要达成这个目标的充分理由，这些理由要能完全说服你自己竭尽全力完成任务。问自己：“我为什么要这么做？”这样至少可以使你确定这是你的目标而不是别人的，同时也会增强你达到目标的欲望。

你有越多做事的理由，你达到目标的欲望就会越强，就越能够达成这个目标。因此，尽可能多地将这些理由一一列出，这将成为你实现目标的动力源泉。

建议你明确地、扼要地、肯定地写下你实现它们的真正理由，告诉你自己能实现目标的把握和它们对你的重要性。如果你做事之前就找出充分的做它的理由，那你就无所不能，因为追求目标的动机比目标本身更能激励我们。

（3）Where（什么地点）

可包括何地研究？何地试验？何地生产？何地安装？何部门采用？何地有资源？等等。

（4）Who（何人来做）