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第三周星期三 制定高效工作计划（第2页）

在评判一个人是否胜任这项工作时，通常要将评判对象分为三类：非常合适，有些牵强，或者不合适。如果一个人非常胜任该项工作，就只需对他的工作进度进行监督即可。如果他的工作还算勉强令人满意，这就意味着对其施加一定压力，并给予一定帮助，他也可以完成任务。但如果他显然不能胜任时，就一定要换人去做。

（5）When（何时做）

具体指每一项工作执行的日期，例如具体到某日、某周，是否有固定规律。

（6）How（如何做）

在执行的过程中，首先要制订一个计划，并且不断更新这个计划，更要坚定地按照计划开展工作。

具体工作中，有许多问题的答案是显而易见的。比如，上司要你火速把一个文件送到活动现场，那么这个时候here、Who这5个要素都不用考虑了，你需要考虑的就只有How。如何执行？如何快速送到现场？使用何种交通工具，既能节省开支又能准时送到而不延误？这种情况下，5W都是明了的事实，无须过多考虑。

从本质上看，制定任何一个完整的计划都要遵循某些必要的步骤。首先是估量机会、确定目标。对机会进行估量是在实际的计划开始之前就着手进行的，严格说来它不是计划过程的一个组成部分，但它却是计划的真正起点。

制订计划的第二个步骤是确定一些关键性的计划前提。这些前提条件包括说明事实性质的预测资料和适用的基本政策与现行的公司计划。计划的前提条件就是假设，换句话说，就是计划实施中的预期环境。从确定前提条件这个步骤中会引申出制订计划的一个重要的原理：工作者对计划前提条件了解得越透彻，并能始终如一地运用它，那么工作计划也将做得更加协调。

计划的第三步是要寻找并检查可供选择的行动的计划方案，对于那些不是很容易就能看清的行动方案更要给予特别的注意。不存在合理的抉择方案的计划几乎是没有的。有时，一个并不太显眼的方案，其结果证明却是最好的。较为常见的问题不是发现抉择方案，而是要减少抉择方案的数量，以方便我们对一些最有希望的方案进行分析。

在找出可供抉择的方案和考察了它们各自的优缺点之后，计划的第四步就是根据计划前提和目标通过考察各种因素对方案进行评价。在大多数情况下，可供选择的方案的数量很多，而且有关的变量和限定条件也极多，所以评价工作也可能异乎寻常地困难。

计划的第五步是选择行动方案，这是确定哪一个计划被采用的关键一步，也是做出决策的实质性的一步。有时，对可供选择方案的分析和评价可能会产生两个或更多的方案都是可取的情况，就可以决定同时采取几个行动方案，而不只是一个行动方案。

在做出决策之后，计划工作并没有结束，还要采取第六个步骤，那就是为了支持基本计划，还需要有各种不同的派生计划。

短期工作计划一般比较简单，某些步骤也易于实现，但在实际工作中制订计划所应用的步骤是通用的。有效率意识的工作者不会用价值100元的时间耗费去做效果只有5元钱的决定，但人们可以用仅值5元钱的时间耗费做出其经济效果可达数百万元的计划决策。这就是计划的力量。

让计划富有成效

奋斗只是一种行动的昭示，而实际的行动却应该有详细的计划。

——戴尔·卡耐基

没有人会否认良好的计划对于工作效率所具有的重要性，但它可能仍然是工作中做得最差的一个方面，是导致许多任务失败的原因。

人们在工作计划中为什么会失误，其中一个明显的原因就是，工作计划要求现在为不确定的将来做出承诺，而事实并不总是与人们的期望一致。此外，还有许多其他原因。现将工作计划无效的最重要原因大致归纳如下：

虽然工作者普遍都认识到了工作计划的重要性，但是更常见的情况是人们对工作计划没有真正承担起责任来。人有一种自然的倾向，就是让今天存在的问题排挤为明天而进行的工作计划。也有很多人宁愿去“救火”、“应急”，也不愿去做计划，因为这些活动看起来似乎更重要一些，也更能引起人们的注意，而且不经思考而做出火速的决策也似乎更富有趣味性。

其次，人们还会混淆计划研究工作和工作计划本身。如果计划不包括某种决策，那么就称不上是计划。然而，许多人把计划研究工作与工作计划混为一谈，把他们所做的计划研究工作看作就是工作计划。

计划目标必须根据工作者自身的长处和弱点以及将会影响目标实现的许多内外部环境因素来确定。如果计划目标不明确（人们能够理解这些目标）、不能达到（能够实现它们吗）、不能付诸实施（能否可以采取行动实现它）、或不能考核（我们能否知道是不是实现了这些目标），那么，工作计划就不可能是有效的。

制订短期计划时不顾长期计划，这是一个严重的错误。把两者结合起来的重要性，无论怎样强调也不过分。如果短期计划无助于实现相关的长期计划，就不应该制订短期计划。许多计划工作的损失都是由于一些决策只考虑当时的情况而没有考虑到对更长远目标的影响。有时，这些短期的决策不仅无助于实现长远计划，而且事实上却阻碍着长期计划的实现，或者要求改变长远计划。

计划的安排要适度。在预定的时间段里你可能有好几件事情需要做，但在特定连续的一段时间里，你必须专心致力于其中最重要的那件事情上。不要什么都想一次做完，只做那些你必须完成的事情。

你应该经常对你要实施的方案的回报价值加以考虑。如果完成了一个方案却不能让你在工作上有所收获，那么就没有必要去做它，除非是非尽不可的职责。换句话说，如果你正在进行一项显然没有什么意义的事情，那就立刻停下来以减少损失。为那些没有价值的方案疲于奔命，只能说明方案执行者是不懂得时间价值的人。

工作者想通过制订计划，把自己的时间安排得更好，下面这6点要诀会有很大帮助：

（1）计划要详尽而且实际。制订计划切记不要超过你实际能力的范围，而且内容一定要详尽具体。

（2）确定开始和完成的期限。让别人知道你正处于时间限制的压力之下，好让他们无法再来打扰，分你的心，保证自己能在规定的期限内实现方案上的目标。做事没有步骤，想到哪儿做到哪儿，过一天算一天，这样只能虚度时光，再好的计划也绝不会有所成就。如果你想完成一项任务，就应该给自己定下期限，并且立即就开始行动，脚踏实地地迈向你的目标。

（3）每天都计划做些事，让自己逐步接近目标，至少提前一个星期把该计划的事都计划好。

（4）尽量利用最有效率的时刻。做计划时，应该把你一天中头脑最清醒、精力最充沛的时间安排来做最重要的事情，使优先顺序上列在最前面的事情始终成为你计划的核心。

（5）为那些需要创意和较长时间的事情留出整块时间。如果你不预先计划出这一段时间，你就难免要挤一些零碎的时间来处理这些重要的事情。结果可想而知，由于时间限制，你不得不做做停停，无法按时把这些事做完，甚至于根本无法完成。

（6）负责任地制订计划，承担计划带来的责任。不要为自己的问题去埋怨别人，而是应该去计划如何解决这些问题，并且防止它们再度发生。只有你才能有效地管理好你自己的时间，并把它们用在最有意义的事情上。如果你从来就没有过属于自己的时间，那么就停下来而且不要再去埋怨或责怪外部因素，因为问题就出在自己身上。

对工作效率的追求要求工作者一定要注意任务的完成度，所以应该先完成你已经开始着手做的事情，而不要先去做你难以完成的事情，遵循这个原则去处理你的方案，就能避免因为日积月累所造成的“未结束方案”带来的痛苦。如果你坚决不去着手做那些你明明白白知道不会有结果的事，你就不会掉进困境中。你要舍弃的不仅仅是“未结束方案”带来的累赘，更重要的是了结因为这些事总是没有结果而造成的心理愧疚感。