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第二周星期二 时间管理的技巧（第1页）

第二周星期二时间管理的技巧

时间管理就是要找到这样一种方法：这种方法能够帮助我们组织、利用时间，以按时或提前完成既定的任务，达到目标。时间管理是现代人必备的一项工作技能，是提高工作效率最有效的武器，它的意义不在于控制管理时间，而在于从根本上提高工作效率。时间管理是优秀员工必备的一种素质，是一门大家都应该掌握时间管理的艺术。

把握精力充沛的时间段

合理安排时间，就等于节约时间。

——弗朗西斯·培根

时间管理的精髓在于有主次之分，设定优先顺序。那些善于管理时间的人，在做任何事情时，都首先用分清主次的办法统筹时间，把时间用在最能创造价值的地方，即把要做的事情分等级和类别，先做最重要的事，再做次要的事。重要的事情和不重要的事情都要在自身的内部黄金时间段处理。在这段时间里，我们的精神状态达到最高峰，工作起来自然也就最有效率。

很多人都有这样的体会：完成一项任务时，往往开始的时候和即将完成时速度比较快，中间的一段时间操作速度慢，还容易感到疲劳。心理学家发现了这个现象，经过深入研究，把工作进程划分为以下三个阶段：达到最高产量前的产量递增阶段、产生疲劳时出现的工作减量阶段和预知工作即将结束时的完工突击阶段。

比如每天早上9点上班的时候，人经过长时间的休息，感到精力充沛，精神饱满，感知、思维和操作能力都处于较高的水平。经过短时间的工作环境适应之后，人的操作速度和效率能够稳步上升，达到全天的最高水平，并持续到中午12点左右。除了生理的原因，人们主观上认为：与其到下班时赶着完成，不如趁现在精力充沛时多干些。所以这个阶段的工作效率比较高。

随着时间的推移和工作量的递增，人体逐渐地感到了疲劳，意志力逐渐减弱，工作能力在到达最高点之后开始逐渐下降，操作速度变慢。由于注意力涣散的次数增多，也容易出现差错，操作不得不时常中途停止，导致工作效率的下降，并且浪费了时间。

虽然大部分工作者在中午可以得到短时间的休息，似乎可以起到减轻疲劳的作用，但实际上效果并不明显。因为午餐时间太短，大量的血液需要参与消化过程，使肌肉和大脑的供血相应减少，反而使体力和脑力活动水平下降。这个工作量减少的阶段从中午12点一直持续到下午3点。

下午3点以后，工作效率又开始回升，并持续工作结束。这是因为人们意识到任务即将完成，自己将很快从疲劳和束缚中得到解脱，心理受到鼓舞，情绪逐渐兴奋起来，掩盖和抑制了身体上的疲劳。同时，人们一般不希望或不能够将今天的工作推到明天，因此有意识地加快了速度。

这种工作效率的U形曲线提醒我们，你的大部分工作都是在某一段时间做好。很多人并不了解这种情况，他们习惯把每天工作开始的两个小时花在常规的例行事务上：阅读早晨来的信件（绝大部分都是不重要的），看报纸，打几个例行的电话，等等。这实际上是在浪费时间。我们应当把一天最好的时间用在最优先的重要事情上去，因为这些事情需要以充沛的精力、敏锐的思维以及最大的创造精神去做。

时间记事表是控制时间最有效的工具之一，这是一种自我诊断与自我指导的方法，每隔几个月，特别是当工作效率减退时，就要采用这种方法来提高你的效率。通过一段时间的熟悉，你会发现使用这种记事表要比看起来容易得多，但是也不要把填写这种表当作例行公事。

制作一张每日时间记事表，根据你自己的状况不断加以修正。这种表可以包括两类：一类是“活动事项”，另一类是“业务功能”（也就是活动的目的）。把一天的时间按照每15分钟一个时间段，然后在上面打两个记号，每一类下面各一个，并且按照需要，在“附注”栏中注明你确实做了些什么。

你可以把这张表放在一边的架子上，不使用的时候就看不到它，然后每隔30分钟左右填写一次，最常间隔不要超过1个小时。一天累积起来，填写这张表大概只要花费三四分钟，但是它产生的效果极为惊人。

通过这张看似简略的表格，你会发现以前根本说不清楚的时间究竟都用到哪里去了。人的记忆力在这方面是不可靠的，因为我们往往只记得一天中最重要的事情——也就是我们完成了某些事情的时刻——而忽略掉我们浪费或未能有效利用的时间。琐碎的事项，小小的分心都不太重要，我们记不住。但这些正是我们最需要辨明并加以修正之处。

填写这个表两三天之后，你会惊讶地发现，你有很多地方可以改进。例如，你可能会发现你以前并不知道你竟然花了那么多的时间用于阅读贸易刊物、报纸、报告等等，因此想找出一个办法来减少用于这方面的时间。你也可能会惊讶地发现，你竟然花了那么多时间用在赴约的路上，因此想办法改进行程表，一次去几个地方，或多利用电话。你也可能会发现你把计划15分钟的喝咖啡、休息时间竟延长到40分钟（加上从办公桌到咖啡间的来回时间）。花40分钟或许是值得的，但是唯有在你从文字记录中确实看出你究竟用了多少时间之后，你才能够判定是不是值得花那么多时间。

最重要的是，你会更惊讶地发现，你实际上居然只用一点点时间做你承认是最优先的事。而和你东奔西走地处理那些次优先的事务相比，你用于计划、预估时间、探寻和利用机会，以及努力达到目标等等的时间真是太少了。

我们每个人都需要自律，要绘制或填写时间记事表。当你真正做到之后，你会发现，在几天以内，你只需用远比你想象中的时间少得多的时间来填写记事表，而且它一定会为你使用时间指出重要的改进途径。

时间记事表可能会使你感到不愉快，却能使你清醒过来，并且重新振作起来。

重要的事情要先做

我们应该力求把我们所有的时间用去做最有益的事情。

——赫伯特·斯宾塞

我们每天都必须处理许多事务，大多数人的习惯是通过处理次要的事情来实现自我激励，然后用饱满的热情再去解决最重要的工作。但是，经过大量的工作，我们实际上已经疲惫不堪，几乎没有更多的精力来考虑最重要的事务，并且所剩的时间也不会很多。其实，有些人这样做的根本原因，是因为他们有严重的畏难情绪，是在无意识地回避最重要同时也是比较困难的工作。

控制时间的高手往往会一针见血地指出：应按事情的“重要程度”编排行事，判断事情的轻重缓急根据“现在做的，是否有利于更接近目标”这一原则来进行的。“重要程度”是指一件事情对实现目标的贡献大小，也就是说一件事情，如果它对实现目标的贡献越大，那么这件事情就越重要，它越是应该拥有优先处理的特权。如果一件事情对实现目标毫无意义时，那么它就是一件不重要的事情。

效率专家艾维利曾经仅仅用了10分钟就使一家钢铁公司的业绩提高了至少50%。他交给公司总裁查理斯·舒瓦普一张白纸，说：“在这张纸上，依次按重要性写下你明天要做的六件大事。”大约5分钟后，舒瓦普写完了六件事。艾维利说：“现在你需要做的只是把这张纸放进口袋，明天你做的第一件事情就是把这张纸条拿出来，不要看其他的，只做第一项，然后用同样的方法对待第二件事、第三件事……直到你下班为止。即使你可能用一天的时间只做完了第一件事情，那么也不要紧。因为你已经完成了最重要的事情。”

后来，舒瓦普自愿付给艾维利25万美元的咨询费。五年之后，这个当年鲜为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，利润整整提高了一亿美元。

所有的任务都可以依据重要性和紧迫性分为四类：重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。既不紧急也不重要的任务还可以分为两种：挤占时间以及浪费时间。