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第二周星期二 时间管理的技巧（第2页）

可能大家都听说过“8020定律”，这个定律的专业名称是“巴莱多法则”，是由20世纪初意大利社会经济学家巴莱多提出的。这项定律可以运用在各种不计其数的生活实践里：在公司里，大约20%的职员带来80%的新生意；在讨论会上，20%的人发表80%的意见；在教室里，20%的学生占用教师80%的时间。

巴莱多法则也有助于应付一系列有待完成的工作。面对着一大堆工作，人们难免心存畏惧。于是大多数的人在没有开始之前就感到泄气，或者先做最容易的，结果永远办不成最难办的事情。但是如果我们知道只要做到其中的两三项，就可以获得最大的好处，那就会对我们大有帮助。因此列出两三项工作，各花上一段时间集中心力把它们完成。不要因为没有把所有工作全部完成而感到不舒服。如果所决定的优先次序是正确的，那么最大的好处已经由你所选择去做的两三项工作中获得。

重要且紧急的事情必须排在计划表的最上方。除非是这些紧急的情况都同时出现，否则你就能够处理它们。因为它们的紧急和重要性，要比其他任何一件事都优先。

重要但不紧急的工作有一个共同点：尽管它们很重要，但是如果不采取行动，就会被无限期地拖延下去。如果这些事情没有涉及别人的优先工作，或规定期限而使它们成为“紧急”，就永远不会把它们列入优先的任务名单。我们生活之中，大多数真正重要的事情都不是紧急的，比如参加培训、做健康检查或者建立退休计划。对这类工作的注意程度，可分辨出一个人是否真正懂得控制时间。

有些工作表面上看起来极需要立刻采取行动，但是如果客观地审视，就会把它们列入次优先的任务里面去。

有些工作不是没有价值，但是既不紧急也不重要，人们常常在做更重要的事情之前先做它们。不过它们能够提供一种有事做和有成就的感觉，从而分散你的注意，让你有借口把更重要的工作向后拖延。

什么事情是浪费时间的，并没有固定的标准，需要作具体的分析。比如睡懒觉，看似浪费时间，但是如果你已经加班24个小时，那么它立刻成为重要且紧急的任务。我们认为应该为“浪费时间”建立主观标准。例如，你看完电视之后觉得很愉快，那么看电视就不算是浪费时间。但是如果事后你觉得用来看电视的时间不如用在打球或看书，你就应该立刻将其归入“浪费时间”之列。

当你面临很多工作，而不知如何着手时，就应该牢记巴莱多法则。你要问你自己哪些事项是真正重要的，不要放下首要工作而去做次要工作。有畏难心理的人必须要克服自己以往的习惯，在开始每一项工作时，都必须首先让自己明白哪件事情是最重要的，哪件事情是最应该也是最值得花费最大精力去重点完成的，培养自己每天首先处理最重要工作的良好习惯。

我们做事的时候，还容易犯这样的错误：把一天的时间表安排得满满当当的，以至于根本不可能抽出机动时间去处理工作中可能会出现的各类突发事件。如果一旦有始料不及的意外情况出现，我们就不得不放弃计划中的重要工作，来应付处理这些突发事件。而当天没来得及完成的工作，就势必加进第二天的工作表中，把所有计划打乱。

事实上，绝大多数工作都不是一次百米冲刺，而是一场持久的马拉松赛。因此，即使没有突发事件的发生，你也应当每天留些灵活的“机动时间”，因为你也可利用这些时间去很好地处理一些比较次要的问题，或者进行一些人际沟通。这样，你不仅可以从容地完成既定的任务，而且还可以从容地面对明天的挑战。

“瞎忙”及其防治

整天只知道为琐碎的小事忙碌的人，必定成不了大器。

——弗朗索瓦·德·拉罗什富科

“许多的电话在响，许多的事要备忘，许多的门与抽屉开了又关关了又开，如此的慌张。忙是为了自己的理想，还是为了不让别人失望。”李宗盛的这首歌曲《忙与盲》，反映出了现代人普遍忙碌却又无所作为的生活现状：每天疲于奔命，却发现没有时间做应该做的事和自己想做的事，最终回过头来发现一事无成。

一天又开始了。你精神抖擞地走进办公室，下定决心今天一定要把那份拖了两个星期的企划案完成。可是接下来一连串的电话、开会、公文、访客……让你忙得不可开交。不知不觉，一天又匆匆而过，不用查记事本，你也知道那份企划案仍在那儿，丝毫未动。这是上班族常有的现象。许多琐碎的事，好像小小的蛀虫，趁你不注意时，偷偷啃蚀了你的时间。

“开会”是办公室中最常见的时间蛀虫，无数的会议占据了宝贵的工作时间，但是却没有起到促进决策或者沟通信息的作用。无论你是会议的召集人或只是与会人员，你都可以使会议变得更有效率。如果你是召集人，你应该先确定以下关键点：

（1）会议的目的是什么；

（2）这个会议能否以发给每人一张备忘录来取代；

（3）会议中哪些议程是必须讨论的，有没有可能减少讨论事项；

（4）会议时间的长短。

设计好会议的议程，给每个要讨论的主题都定好时间，并且切实遵守，除非每个人都同意这个主题应该继续讨论下去。

作为与会人，在开会之前，要确定是否真的有必要参加这次会议。如果你被邀请参加一个会议，应先打听清楚谁是召集人，为什么你被邀请。这可以帮助你决定是否有必要参加，同时也可以帮助你知道应该准备什么资料。开会的通病就是“跑题”。作为会议参与者，在开会中应当常常提问：“这和我们讨论的主题有什么关系？”这样就能把讨论拉到正轨上。

与“会海”交相呼应的是“文山”。现代化的工作管理制度是建立在一系列的工作文件基础上的，但是堆在“待办”文件筐里的文件有多少是能够产生积极价值的呢？许多时间管理理论都建议“每份文件只能经手一次”，这听起来很有效率，但实际上行不通。你根本无法在看过一遍后，就把所有的文件都处理好，或是把该扔的扔掉。比较可行而有效率的办法是先把文件浏览一遍，然后按紧急程度分类：急件包括账单、备忘录、业务信件等；非急件包括新闻稿、开会通知、广告函件等。

不速之客的来访也会侵蚀很多时间。有志于事业的人常常被这些热衷人际交往的人搞得烦恼不堪。据说居里夫妇结婚的时候，商量要添置什么家具。居里说：“我们只有两把椅子，再添把椅子吧。客人来了，可以坐坐。”然而居里夫人说：“可是客人坐下来就不走啦。”两人最后商定，为了不让客人占用他们搞科学研究的时间，一把椅子也不添了。

如果可能，和同事或部属的会谈尽量事先约好会面时间。当同事来找你时，你可以说：“现在不行，等一下好吗？”或者说：“这真的很重要吗？我现在急着要完成一项工作。”有些同事常常令人头痛，和他们讨论业务问题，最后常会变成一大堆个人琐事的闲聊。一个解决的方法是到他的办公室去谈话，这样当你觉得正事办完了，你可以自由地离开。如果你出于职务的需要，很幸运地拥有独立的办公室，那么有一个很简单的阻止不速之客的方法，这就是把门关上。但是这一招不能常用，否则你会失去和同事接触的机会，让别人感觉你拒人于千里之外。如果你想要经常关上办公室的门，不妨每天保留一段时间，在办公室里四处晃**一下，让大家都知道你一般在这个时间段有空。

在哈佛商学院管理大师约翰·科特看来，“瞎忙”体现出商界以及政界、社会组织和上班族个人管理中十分普遍的“自满与虚假的紧迫感”。其基本特征是：尽管口头上谈论着创新或者改变，但对绝佳的新机遇和可怕的新危险并不放在心上，思维和行为都沿袭以往，自以为应该做什么，然后在焦虑和恼怒的压力驱动下忙乱起来。最后没能取得绩效、未能达到目标，便拿着已履行过的、被排得满满的日程表聊以自我安慰。

空谈是最没有意义的瞎忙！爱因斯坦曾经提出过一个著名的公式：成功＝艰苦的劳动＋正确的方法＋少说空话。爱因斯坦把珍惜时间、少说空话，放在和艰苦劳动、正确方法的同等地位上，作为在事业上有所建树的条件。而且他本身就是这方面的楷模。物理学家英菲尔德曾经十分生动地描述了爱因斯坦珍惜时间，不说废话的情形。有一次，英菲尔德去找爱因斯坦，看见他穿着没有衣领的衬衫和皱得一塌糊涂的裤子，一双光脚塞在皮鞋里，见面后竟连一句寒暄也没有，只问英菲尔德懂不懂德文。英菲尔德作出肯定的答复后，爱因斯坦就说：“那我们谈谈，现在我正在研究什么吧。”嘴里叼着那早已熄灭了的烟斗，不时提一提那条太大的裤子。一直讲到下午结束时，才说了第一句，也是唯一的一句与物理学无关的话：“从这个窗户看出去景色多美啊！”

富兰克林曾经是个喜欢空谈和说笑话的人。为了矫正这个坏习惯，他特别要求自己做到：“除非于人于己有利之言不谈；避免琐屑的谈话。”那些嘴上喊着“时间不够用”，可就是喜欢吹牛聊天的人，不妨向富兰克林学习。